MALTRANAFacturas que se contabilizan solas: de 25 horas al mes a una revisión de minutos
En muchos negocios, la contabilidad al día depende de una persona que abre cada factura, copia proveedor, fecha e importe a una hoja de cálculo y la clasifica a mano. Parece una tarea menor, hasta que haces la cuenta.
El costo escondido de teclear facturas
Con un ritmo de 200 facturas al mes, esa sola tarea se lleva más de 25 horas. Son más de tres días de trabajo completos que no se dedican a nada que haga crecer el negocio.
Y el tiempo no es lo único que se pierde:
- Errores de transcripción. Un cero de más o una fecha cambiada se descubren semanas después, cuando cuesta más corregirlos.
- Contabilidad atrasada. Si la captura se acumula, los números reales llegan tarde y las decisiones se toman a ciegas.
- Personas valiosas en tareas repetitivas. Quien podría estar revisando márgenes o negociando con proveedores está tecleando.
Cómo se ve el proceso automatizado
La persona sigue en el proceso, pero su trabajo cambia de teclear a revisar:
- Sube el PDF o la foto de la factura, una o varias a la vez.
- El sistema extrae proveedor, fecha, importe y categoría, y los ordena en una tabla.
- Revisa y exporta el resultado a un archivo o directo a la hoja de cálculo.
El resultado
La captura pasa de horas de tecleo a una revisión de minutos. No hay errores de transcripción y la contabilidad queda al día, no semanas atrás.
¿Cómo saber si te conviene?
Una buena señal es que alguien de tu equipo repite el mismo proceso todas las semanas con documentos de formato parecido. Si te suena familiar, puedes ver el caso completo y probarlo en vivo en Proyectos, o contarnos tu situación en Contacto.